Projekt Mathey und das direkte Feedback von der Inhaberin

"Nach den negativen Erfahrungen mit einer Rechenzentrumslösung haben wir uns nach positiven Gesprächen bewusst für das RMH-Systemhaus und damit für eine Vor-Ort-Lösung unserer Kanzlei IT entschieden!", so Mareike Mathey, Gründerin und Inhaberin der Steuerkanzlei Mathey in Ratingen.
Moderne IT-Lösungen sind komplex und müssen immer individuell betrachtet werden. Für Steuerberater sind ASP-Lösungen eine gute aber nicht die einzige Möglichkeit. Bereits nach ersten Beratungsgesprächen stellten sich für die Steuerkanzlei Mathey die größten Vorteile einer eigenen IT-Umgebung heraus:

• Einmalige Anschaffungskosten günstiger als monatliche Belastung durch RZ Gebühren
• Unabhängigkeit von Provider und Verfügbarkeit des Internet
• Kontrolle über eigene Daten und IT-Umgebung
• Geschwindigkeitsvorteile
• Durch Virtualisierung mit VMWare auf einer physischen Maschine nur geringe Stromkostenbelastung
• Keine lange Vertragslaufzeiten durch jederzeit freie Wahl des Systembetreuers
• Einsatz von Drittanbieter Software jederzeit auf eigenem System möglich

Von der Beratung bis zur Umsetzung ein erfolgreiches Projekt!
Interessierte Mandanten erreichen die Kanzlei unter www.mathey-stb.de. Das Team bietet eine umfangreiche Steuerberatung für Privatpersonen, Freiberufler, Existenzgründer und für kleine und mittelständige Unternehmen mit den unterschiedlichsten Rechtsformen.

Gutzeit

Für Steuerberater Thomas Gutzeit aus Witten war es keine einfache Entscheidung. Vor Jahren hat er sich bewusst für eine ASP Lösung seiner DATEV Umgebung entschieden um damit die Effizienz und Wirtschaftlichkeit seiner IT-Systeme zu steigern. In der Praxis zeigten sich allerdings die Schwächen von Cloud Lösungen für Steuerberater. Leistung und Ausfallsicherheit einer Rechenzentrumslösung sind stark abhängig von Verfügbarkeit und Bandbreite der Internetleitung und damit Single-Point-Of-Failure. Gestörte Arbeitsabläufe und Frustration der Mitarbeiter erhöhten sich und so musste eine Veränderung her.
Im Dialog mit Herrn Gutzeit und seinem Team konnte das RMH-Systemhaus gemeinschaftlich die beste Lösung für die Kanzlei erarbeiten. IT-Systeme aus der Cloud sind nicht für jedes Unternehmen "der Weisheit letzter Schluss" und damit ging die Entscheidung zurück zu einer eigenen IT-Lösung im Haus. Dabei waren folgende Punkte für die Entscheidung ausschlaggebend:

• Kontrolle über eigene Daten und IT-Umgebung
• Hohe Sicherheit durch Securepoint Firewall auch für lokales Surfen
• Flexibilität und Erweiterbarkeit dank Virtualisierung mit VMWare
• Kostenersparnis durch einmaligen Kauf von Lizenzen und Peripherie
• Hohe Ausfallsicherheit mit redundanter Hardware
• Aktuellste Software und Rundum Betreuung mit RMH Full Service Betreuung
• Drittanbieter Software jederzeit auf eigenem System möglich
• Keine langen Vertragslaufzeiten und jederzeit freie Wahl des Systembetreuers

Um den Arbeitsausfall der Kanzlei so gering wie möglich zu halten wurde vor dem eigentlichen Umzug der DATEV Server komplett vorinstalliert. Die Daten konnten zum Stichtag im Rechenzentrum kopiert und am Wochenende am Server eingespielt werden. Montags konnten alle Mitarbeiter wieder Ihrer täglichen Arbeit nachgehen.
"Anfangs war ich skeptisch, denn ASP für Steuerberater mit DATEV Software wurde uns jahrelang als beste und einzig wahre Lösung empfohlen. Dank der exzellenten Betreuung durch das RMH-Systemhaus und des enormen Geschwindigkeitsunterschiedes blicken meine Mitarbeiter und ich positiv in die Zukunft. Zwischenzeitlich hatten wir einen Ausfall unserer Internetleitung und konnten trotzdem weiter arbeiten - mit ASP wäre produktives Arbeiten an diesem Tag nicht möglich gewesen!", so Herr Gutzeit nach der Umstellung. "Im Nachgang bin ich gleichermaßen erstaunt und erleichtert, wie unproblematisch die Umstellung geklappt hat. Ich hätte früher wechseln sollen."
IT-Umgebungen müssen immer individuell betrachtet werden. Wir stehen mit unserer Beratung jederzeit gerne zur Verfügung um mit Ihnen zusammen die beste Lösung für Ihre Kanzlei zu erarbeiten.

Latz-Piller-Trenner

Noch immer gilt für viele Systemhäuser und damit deren Kunden "An der Cloud führt kein Weg vorbei". Dabei ist die Erweiterbarkeit und die Implementierung der Infrastruktur in virtuellen Umgebungen mit VMWare ebenso flexibel und leistungsstark. Und bietet darüber hinaus massiv Einsparpotenzial. Im Gegensatz zur Mietlösung können Server- und Storagesysteme nach Ablauf der kalkulierten Laufzeit ohne Probleme bei Bedarf auch weiter genutzt werden - ohne monatlich Kosten zu verursachen. Gleiches gilt in besonderem Maße für Lizenzen (beispielsweise Microsoft) die keinerlei Abnutzung unterliegen und ebenfalls nach der eigentlich angedachten Laufzeit weiter genutzt werden können.
Weiterhin sind Leistung und Ausfallsicherheit einer Rechenzentrumslösung abhängig von der angebotenen Internetleitung und damit Single-Point-Of-Failure. Ein Faktor auf den Anbieter einer Cloud Lösung auch mit garantierten Verfügbarkeiten keinen Einfluss haben und der bei Vertragsabschluss gerne unerwähnt bleibt.

Was aber tun, wenn man bereits in der Cloud ist? Im konkreten Fall bedeutete das für die Steuerkanzlei Latz-Piller-Trenner in Düsseldorf " Einschränkungen in der täglichen Arbeit" und "gestörte Arbeitsabläufe.
Daneben ist die Cloud Lösung sehr unflexibel und bindet an den Dienstleister", erinnert sich Herr de Vrieze, Steuerfachangestellter und verantwortlicher Mitarbeiter für EDV Fragen in der Kanzlei.
"Wir hatten Tage an denen mehrere Mitarbeiter Ihrer Arbeit nur eingeschränkt nachgehen konnten, wenn zwei andere größere Druckaufträge über das RZ geschickt haben".
Nach intensiven Beratungsgesprächen war klar, dass die Vorteile der deutlich teureren Cloud Lösung hier keinen Mehrwert bringen und eine Inhouse Lösung mit virtuellen Servern die bessere Alternative (Preis und Leistung) darstellt.
Die Server konnten im Vorfeld des eigentlichen Umstellungstermins mit lauffähiger DATEV Umgebung in der Kanzlei installiert werden. Zum Stichtag wurden die Daten im Rechenzentrum kopiert und am Server eingespielt. Bereits nach einem langen Wochenende konnte die gesamte Kanzlei mit 25 Arbeitsplätzen wieder Ihrer täglichen Arbeit nachgehen. Darüber hinaus liegen die angedachten Gesamtkosten kalkuliert auf 60 Monate inkl. Finanzierungskosten, Stromverbrauch und FULL Service Betreuung durch das RMH-Systemhaus bei ~ 32% unter den Kosten der vorherigen Rechenzentrumslösung.

"Der Geschwindigkeitsunterschied ist enorm und wir sind nicht mehr abhängig von der Internetleitung. Die Zusammenarbeit mit dem RMH-Systemhaus und die Umstellung von RZ auf Vor Ort Lösung hat absolut reibungslos geklappt. Wir freuen uns auf die langjährige Zusammenarbeit", so Herr de Vrieze als Resumee nach der Umstellung.